#29 ekalender.dk - Vi rydder lige forsiden !!

”Videnskabsministeriet gennemfører pt i samarbejde med HUR, Undervisningsministeriet, Miljøministeriet og Indenrigs- og Sundhedsministeriet et pilotforsøg med etablering af en fælles kalenderplatform. Formålet med pilotforsøget er at få etableret en standard kalenderplatform, der kan integreres med de offentlige myndigheders eksisterende platforme, som f.eks. Lotus Notes, Microsoft Exchange, Novell Groupwise eller andre, således at der kan bookes møder, bruges chat, etablere web-konference eller projektsamarbejde på tværs af institutioner / organisationer. Når projektet er gennemført vil produkterne, der bliver udviklet i open source, blive gjort tilgængelig på Softwarebørsens hjemmeside.”
- Ja! Hurra! Lige det vi mangler! Go for it!

ekalender.dk er en fælles offentlig beta-platform for kalender og adresser, hvor alle pt kan registrere sig og afprøve/teste servicen.

Jeg har lyn-testet servicen, og den har så store potentialer for at blive fremtidens 'sociale netværks-, samarbejds- og projektplatform' i det offentlige Danmark – at jeg har valgt at rydde forsiden og smække den på denne måneds 23 Ting Plus!

Støt op om projektet!
– læg pres på jeres ledere og politikere og bed dem støtte op om projektet, og læg pres på jeres IT-afdeling for at de tester servicen - - - det er det her, som vi mangler, hvis vi skal have web 2.0 integreret i det offentlige administrative Danmark – og det skal vi !!!

Lyn-test af servicen
Da servicen kræver installation af et lille hjælpeprogram på pc'en, og nok vil kunne give lidt installationsbøvl rundt om for den enkelte - så anbefaler jeg, at man tager dette op på ledelsesniveau rundt om, og får besluttet, hvordan man bedst får testet servicen lokalt.

Bibliotekerne har, ved at bakke helhjertet op om dette beta-projekt, virkelig en mulighed for at vise, at det er denne vej, vi vil!!

Tilbage til lyn-testen.

På forsiden af www.ekalender.dk er der vejledninger til installation af hjælpeprogram og opsætning - og det fungerede problemfrit for mig. Der er yderligere information under de forskellige topmenu-punkter.

Nedenståede fire hoved-funktionaliteter nævnes på www.ekalender.dk, men fungerede det i lyntesten?

1. Du kan booke møder og modtage mødeaftaler.
   - Det kunne, selv jeg..., finde ud af via webgrænsefladen. Der er en rigtig fin søgefunktion med suggest-facilitet, og mulighed for grafisk at udpege mødedeltagere.
   
   
   
   Det er også muligt at gemme oprette 'teams', som man så hurtig kan genbruge når man skal arrangere møder. Det betyder rigtigt meget, for ofte er det jo de samme folk, som man arrangerer møder med i en periode.
   
   
   

2. Du kan få synkroniseret din optaget/ledig tid* fra din egen/interne kalender med den Fælles Offentlige Kalender, hvis du i forvejen bruger Lotus Notes, Groupwise eller Outlook.
   - Skete automatisk – no problems.

3. Du kan booke møder og se andres optaget/ledig tid direkte indefra din Outlook klient, hvis du bruger Outlook.
   - Prøvede jeg det ..? Nogen der har prøvet det?

4. Du kan finde kontaktoplysninger om alle, som har registreret sig i den Fælles Offentlige Kalender.
   - Jeg søgte på 'bibliotek' (automatisk suggest/trunkering). Der var ikke så mange (endnu), men det fungerede fint :)
   
   
   

En hurtig konklusion på lyntesten:
En visionær kalenderløsning, som fungerer fint og intuitivt i første hug. Relevant for hele det offentlige Danmark, så det bliver helt afgørende, at man kan afgrænse sine søgninger på sektor og organisationsniveau, så overskuelighed, svartider og suggest-funktionalitet forbliver optimal.

Der ligger naturligvis et stort udviklingsarbejde foran. Men for det første, så muliggør servicen allerede i dag en radikalt mere effektiv mødeplanlægning på tværs af organisationer (så der er ingen undskyldninger for ikke at bruge servicen). For det andet, så er det vigtigt at støtte op om projektet, så vi kan komme ud over rampen med en enestående dansk fælles kalender-, FESDH- og ikt(læs web2.0)-løsning.

Fremtidsperspektiver
https://ekalender.dk/kalender/pilotprojekt/fremtidsperspektiver (20080405)

* allerede nu drøftes det, om vi har behovet for en Fælles Offentlig e-Kalender og om, hvordan vi bedst muligt skaber en fælles fremtid for en Fælles Offentlig Kalender og omdanner pilotforsøget til en fælles offentlig tjeneste på linie med NemKonto, e-boks mv.
- Go for it ! – vi har i ekstrem grad brug for det – og naturligvis som en fælles offentlig tjeneste – vi er jo et miniput-land :)

* at der potentielt er 5 mio. eller flere brugere (offentlige og private) i Danmark, som dagligt vil kunne have fordel af at anvende løsningen
- Fuldstændigt korrekt, alle vil kunne nyde gavn af en sådan løsning – den vil kunne målrettes forskellige målgrupper, og særligt de mindst stærke brugere vil kunne høste store fordele via personaliserede, sikre og nemt overskuelige kalender-grænseflader til det offentlige.

* at løsningen kan give Danmark nogle konkurrencemæssige fordele både i det offentlige og i det private, da tidligere forundersøgelser har vist, at det kan tage op til 10 timer at arrangere et møde i nær fremtid mellem 5 til 10 myndigheder, organisationer, firmaer etc. i forbindelse med planlægning og gennemførelse af større byggeprojekter eller andet.
- Det tal synes jeg lyder meget realistisk. Huhh – tænk, hvis man bare kunne spare 70% - og det er jeg helt sikker på at man kan ...

* at det overvejes om, der skal arbejdes hen i mod at gøre løsningen til en del af ”eDanmark”, hvor borgerne kan bestille tid hos tandlægen, lægen, hos Skat eller andet via den fælles offentlige kalender (mange booker i dag deres aftale med Frisøren via Frisørens kalender på Frisørens hjemmeside)
- Tankevækkende – der er mange skjulte problemstillinger i dette, men det er der jo i al udvikling af sociale tjenester.

Information på softwarebørsen

Du kan finde yderligere information om ekalender (samt en lang række andre informationer relateret til (open source) software til brug i det offentlige på Softwarebørsen www.softwareborsen.dk/ - som er et videnscenter for software-tilbud til it-beslutningstagere og udviklere i det offentlige Danmark.

Herunder er en kommenteret kopi
af informationer tilgængelige på softwarebørsen (20080405)

Ovenfor er skitseret en mulig og overordnet løsningsvision, der angiver yderst til venstre de forskellige klienttyper, der skal have adgang til en suite af værktøjer. I midten er de forskellige værktøjer der overordnet, men på ingen måde er udtømmende, vil være behov for i forbindelse med en fælles kommunikationsplatform. Til venstre er angivet et eksempel på en integrationssnitflade, der er væsentlig i den offentlige sektor for at overholde notat- og journaliserings pligten.

Klientadgang
Platformen skal understøtte adgang via mange forskellige klienter. [...] herunder adgang for mobile enheder som mobil telefoner og PDA’er. [...] Microsoft Outlook, Novell Groupwise, Lotus Notes og så videre. Applikationen skal derfor understøtte åbne standarder og grænseflader, således at det er muligt at integrere til andre applikationer, f.eks. FESD.

Fælles kalender
En fælles kalender for den offentlige sektor og dens samarbejdspartnere, hvor det er muligt hurtigt at få overblik over ledig tid.. Kalenderen skal ligeledes tilbyde synkronisering af brugerens egen kalender, således at kalenderen er opdateret uanset om der bookes direkte i den fælles kalender eller i brugerens egen kalender. Den fælles kalender vil kun indeholde ”optaget tid” for den enkelte bruger og ikke adgang til informationer omkring selve aftalen, medmindre det angives at aftalen skal være offentligt tilgængelig.
- Fuldstændig ubesværet synkronisering er vigtigt – ellers ædes fordelene op.
Hvilke kalenderdata der skal kunne vises til hvem, det er udelukkende et programmerings- og indstillingsspørgsmål! Systemet skal naturligvis kunne håndtere diverse personas mere eller mindre berettigede krav om person- og kalenderdata anonymitet.

Webkonferencer
Webkonferencer / internetmøder giver mulighed for at samarbejde og afholde møder via en webbrowser. Det giver deltagerne mulighed for at udarbejde og dele præsentationer, afstemninger og dokumenter. Det kan ligeledes anvendes i forbindelse med vidensoverførsel , uddannelse, seminarer og helpdesk, der via chat funktionalitet tilbyder hurtig og effektiv kommunikation mellem afsender og modtager. En webkonference kan optages og afspilles på et senere tidspunkt.
- Ja'tak! Ja'tak! Ja'tak! Ja'tak!

Messenger / chat
Instant messaging (IM) eller chat tillader brugere at føre en ”chat-lignende” skriftlig dialog. Det giver modtager og afsender en hurtig og effektiv kommunikation. Teknologien forventes at få en meget stor udbredelse i større organisationer, hvor IM vil blive positioneret som en interaktionsform mellem mail og telefonsamtalen. I modsætning til mail viser chat, hvorvidt brugeren du kommunikerer med er online, vil forstyrres, eller på anden måde er optaget.
- Ja'tak! Ja'tak! Ja'tak! Ja'tak!

Projektrum
Projektrum, team rooms eller ”collaboration spaces” er applikationer, der tillader en gruppe af mennesker at dele dokumenter, føre diskussioner, have fælles kalender og udføre andre funktioner, der er centrale for et projektarbejde.
- Tjaaa – jeg mangler stadig at se noget, der fungerer ordentligt i praksis.

Fælles mail
I dag har hver enkelt forvaltningsenhed sit eget mailsystem. Inden for de seneste år er der blevet etableret IT-servicefællesskaber indenfor en række ministerområder og mellem kommuner, hvor fælles mailplatform er blevet eller planlægges implementeret. I dag anvendes en rækker forskellige mailklienter og -servere. Ved at konsolidere mailhåndteringen i ét system er det muligt at spare penge på både administration, hardware og software. Ligeledes skal det være muligt at anvende en eksisterende webbrowser eller en valgfri IMAP- eller POP3-klient for at få adgang til e-mails. Desuden vil det være nemt at finde og fjerne virus, spam, samt at sørge for filtrering af e-mail og vedligeholde centrale og ens politikker omkring mail.
- Lederne i det offentlige ville få mere berettiget ros for at løse disse åbenlyse problemstillinger (med kendte og åbenlyse svar), end for de næste fire organisationsændringer...

Web baseret fildeling
Fildeling kan være en del af projektrumsapplikationer. I dag har hver enkelt forvaltningsenhed sine egne filservere, dog er der inden for de seneste år blevet etableret IT-servicefællesskaber indenfor en række ministerområder og mellem kommuner, hvor fælles filserver platforme er blevet eller planlægges implementeret. Man kan overveje at gå skridtet videre i forhold til at centralisere/organisere nemmere og hurtigere adgang til ustrukturerede data, ved at anvende et web baseret filsystem.. Funktioner som f.eks. offentlige mapper knyttet til rettigheder, versionshåndtering, ind- og udcheckning af dokumenter, flowstyring og godkendelsesprocesser, udgør en ideel platform for samarbejde. [...] Forskellige typer protokoller bør understøttes, f.eks. FTP, HTTP og WebDAV.
- Vi har kæmpe problemer i forhold til fildelingsbehov, herunder journaliseringskrav og notatpligt i det offentlige – det tror jeg, at alle er klar over. Naturligvis skal minisamfund have centrale filservere – det er jo åbenlyst – kom nu i gang!

Fax og voicemail
Fax og voicemail eller (VoIP) skal i dag være fuldt integreret for brugere, således at de fra deres mail klient, web browser eller mobil telefon kan få adgang til de forskellige meddelelsestyper.
- Vi takker!